Démarrage d'une entreprise de planification d'événements en Ontario

TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction
2. Lancement d'une entreprise
3. Réglementation
4. Taxes
5. Financement
6. Gestion de votre entreprise
7. Associations
8. Prochaines étapes

1. Introduction

Une entreprise de planification d’événements organise des événements tels que des congrès, des réunions, des séminaires et des salons professionnels. Les planificateurs d’événements organisent également parfois des événements sociaux, comme des mariages et des fêtes. Certaines entreprises de planification d’événements se spécialisent dans un type d’événements, alors que d’autres offrent un vaste éventail de services.

Voici quelques-unes des tâches d’un planificateur d’événement :

• Rencontrer les commanditaires et organiser des comités pour planifier l’événement;
• Coordonner les services, notamment d’hébergement, de transport, de traiteur et pour combler des besoins spéciaux;
• Organiser l’enregistrement, préparer les programmes et le matériel promotionnel;
• Planifier des divertissements.

(Source : Classification nationale des professions, mise au point par Ressources humaines et Développement des compétences Canada)

Les planificateurs d’événements sont habituellement chargés d’organiser les différents aspects d’un événement. Ils doivent parfois travailler en soirée, durant les fins de semaine et lors de congés pour combler les besoins de leurs clients. Un planificateur d’événement spécialisé dans un type d’événement, comme des célébrations durant le temps des Fêtes, sera évidemment plus occupé durant certaines périodes de l’année.

2. Lancement d'une entreprise

Avant de démarrer une entreprise en Ontario, il y a plusieurs aspects à considérer, tels que la réglementation, le financement, et les questions fiscales. Veuillez vous rapporter à notre guide sur le démarrage pour vous informer sur l’essential.

En ligne :
Guide sur le démarrage d'une entreprise

3. Réglementation

Il se peut que vous deviez obtenir des permis et licences des gouvernements fédéral ou provinciaux de même que des administrations municipales afin d’exploiter votre entreprise.

En plus des renseignements contenus dans le présent guide, vous pouvez utiliser PerLE — un outil de recherche en ligne — pour vous aider à trouver les licences et règlements pertinents pour votre entreprise. Vous pouvez aussi appeler la Ligne Info-Entreprises pour parler à quelqu’un du démarrage de votre entreprise.

En ligne:
PerLE

Coordonnées de la Ligne Info-Entreprises:
1-888-745-8888.

Les exigences relatives aux permis et les règlements qui peuvent s’appliquer à votre entreprise de planification d’événements peuvent comprendre les suivants :

Vente et service d’alcool

• Permis d’alcool
  Si vous prévoyez vendre ou servir des boissons alcoolisées, vous devrez obtenir un permis d’alcool pour votre entreprise.
  
  Coordonnées de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO) :
  1-800-522-2876
  Commission des alcools et des jeux de l’Ontario
  
  Apportez votre propre vin (AVV)
  Un avenant « apportez votre propre vin » permet aux clients des établissements dotés d’un permis d’alcool d’apporter leur bouteille de vin non terminée à la maison. Si vous désirez obtenir un avenant « apportez votre propre vin » pour votre entreprise, communiquez avec la CAJO.
  
  Coordonnées de la CAJO :
  1-800-522-2876
  Avenant au permis
  
  Avenant « service de traiteur »
  Votre entreprise peut obtenir un avenant « service de traiteur » de la CAJO si vous désirez vendre ou servir de l’alcool lors d’une activité se déroulant dans une zone ne faisant pas l’objet d’un permis autre qu’un établissement doté d’un permis.
  
  Coordonnées de la CAJO :
  1-800-522-2876
  Avenant au permis
  
  Permis de circonstance
  Vous devrez obtenir un permis pour servir de l’alcool lors d’évènements spéciaux comme les mariages ou une campagne de financement pour un organisme caritatif. Les permis de circonstance ne peuvent pas être délivrés pour une résidence privée.
  
  Coordonnées de la LCBO :
  1-800-ONT-LCBO (668-5226)
  LCBO – Permis de circonstances
   
• Responsabilité civile en matière d’alcool
  Si votre entreprise sert de l’alcool lors d’un événement, elle est juridiquement responsable à l’égard des invités et des participants. Visitez le site Web du Bureau d’assurance du Canada pour vous renseigner sur les responsabilités pouvant s’appliquer à votre entreprise.
  
  En ligne :
  Responsabilité en matière d’alcool

Licence de musique

Lorsque vous utilisez de la musique enregistrée lors d’un événement ou dans le cadre de vos affaires, vous avez la responsabilité d’obtenir la ou les licences nécessaires. La Commission du droit d'auteur du Canada travaille avec diverses sociétés de gestion des droits d’auteur, qui octroient de telles licences. Pour plus d’information, vous pouvez vous adresser aux deux organismes suivants.

• Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN) - Licence de musique
  SOCAN est un organisme à but non lucratif qui représente les droits des créateurs et des éditeurs de musique. La SOCAN peut vous renseigner sur vos obligations et sur la façon d’obtenir les licences nécessaires.
  
  Coordonnées de la SOCAN :
  1-800-557-6226
  Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique
   
• Ré:Sonne Société de gestion de la musique
  Ré:Sonne est l’organisme canadien à but non lucratif qui représente les droits des artistes et des maisons de disques et qui fournit aux entreprises les licences exigées par la loi. Ré:Sonne peut vous aider à déterminer quels sont les permis requis ou encore vous donner de l’information sur le processus d’octroi des licences et sur leur coût.
  
  Coordonnées de Ré:Sonne :
  1-877-309-5770
  Ré:Sonne

Participants ayant des besoins spéciaux

Lors de la planification d’un événement, renseignez-vous à fond sur les mesures à prendre afin que les personnes ayant des besoins spéciaux puissent avoir accès à votre entreprise et aux événements que vous organisez. Vous trouverez dans les sites Web suivants de l’information qui vous aidera à assurer l’accessibilité à votre événement.

• Normes d’accessibilité
  Renseignez-vous sur les normes d’accessibilité établies par le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario, auxquelles doivent se conformer votre entreprise et l’événement que vous organisez.
  
  En ligne :
  Rendre l’Ontario accessible 
   
• Liste de contrôle de l’accessibilité
  La Commission ontarienne des droits de la personne diffuse dans son site Web une liste de contrôle qui peut vous aider à déterminer si votre entreprise ou événement est accessible.
  
  En ligne :
  Dîner au restaurant, une question d’accessibilité – Liste de contrôle de l’accessibilité

Personnel des services de sécurité

Si vous embauchez du personnel de sécurité (par exemple, des agents de sécurité, des gardes du corps, des videurs), celui-ci doit être titulaire d’un permis des Services privés de sécurité et d’enquête (SPSE). Toute entreprise qui embauche du personnel de sécurité à l’interne, mais n’offre pas sur le marché de services de sécurité, est tenue de s’inscrire auprès des SPSE.

Note : Si vous employez du personnel d’une entreprise de services de sécurité titulaire d’une licence, vous n’êtes pas tenu de vous enregistrer.

Coordonnées des SPSE :
1-866-767-7454
Services privés de sécurité et d’enquête – ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels de l’Ontario

Si vous avez des questions d’ordre juridique, vous pouvez consulter un avocat qui se spécialise dans les règlements commerciaux. Le service Assistance-Avocats du Barreau du Haut Canada peut vous aider à trouver un avocat en fonction de vos besoins.

Coordonnées du Barreau du Haut Canada :
1-800-268-8326
Assistance-avocats du Barreau du Haut-Canada

4. Taxes

Compte tenu de votre emplacement et du type de produits ou de services offerts, vous pourriez être tenus de verser des taxes d’affaires fédérales, provinciales et/ou municipales.

En ligne :
Guide sur l'impôt

Si vous vendez des produits ou des services en Ontario, il se peut que vous ayez besoin d’un numéro d’entreprise vous permettant de percevoir et de verser la taxe de vente harmonisée (TVH). Communiquez avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour en savoir plus.

Coordonnées de l’ARC :
1-800-959-5525
Agence du revenu du Canada – Entreprise

5. Financement

Il existe de nombreux moyens de financer votre entreprise. Entreprises Canada peut vous aider à trouver du financement gouvernemental pour vous lancer en affaires.

En ligne :
Subventions, prêts et financement du gouvernement

Communiquez avec nous au moyen de la Ligne Info-Entreprises :
1-888-745-8888

6. Gestion de votre entreprise

La réussite de toute entreprise commence par l’établissement d’objectifs et la gestion des hauts et des bas du fonctionnement quotidien. Voici certains des facteurs clés à prendre en considération au moment d’ouvrir une entreprise de planification d’événements.

Certification

À titre de planificateur d’événement, l’obtention d’une certification reconnue peut vous aider à vous distinguer de vos concurrents. La certification démontre à vos clients que vous possédez les compétences requises pour vous conformer aux normes établies par l’industrie.

Vous pouvez également vous inscrire à des cours offerts sur la gestion d’événements, les relations publiques, le tourisme, la gestion d’entreprise ou l’administration de services d’accueil dans divers collèges, universités et écoles privées de l’ensemble de l’Ontario.

En linge :
Trouver une école

Assurances

L’acquisition du bon type d’assurance commerciale peut vous éviter bien des soucis. Communiquez avec un agent d’assurance afin de discuter de vos options en matière d’assurance commerciale ou de dresser un plan sur mesure pour votre entreprise.

Communiquer avec la chambre de commerce ou l'association sectorielle de votre région pourrait être aussi une bonne idée, puisque certaines organisations offrent à leurs membres des assurances d'entreprise à un taux réduit.

Nous avons inclus la liste suivante pour vous rappeler de ne pas ignorer les aspects complexes de l'assurance d'entreprise. Il est toutefois préférable de discuter avec votre agent d'assurances de vos besoins précis.

Assurances de base :

• assurance-incendie (couverture complète des bâtiments et de leur contenu);
• assurance-responsabilité;
• protection contre le cambriolage (couverture contre le vol);
• assurance contre les actes de malhonnêteté (assure contre les vols commis par le personnel).

En ligne :
Assurer votre petite entreprise

Marketing et publicité

Le marketing peut vous aider à déterminer la valeur de votre produit ou service et à communiquer ces renseignements aux consommateurs. Selon la nature et la taille de votre marché, vous pouvez envisager de faire connaître votre entreprise au moyen de circulaires, de cartes d’affaires, de brochures, d’annonces dans les journaux, la radio, ou la télévision, ou encore en ayant recours au répertoire téléphonique ou à Internet. Gardez à l’esprit qu’un client content ou une recommandation est souvent la meilleure forme de publicité.

En ligne :
Élaboration d'un plan de marketing  
Marketing et ventes

Au moment de préparer vos ressources en marketing et/ou en publicité, vous devez respecter certains règlements. Dans vos efforts pour mettre en valeur vos produits ou services, vous devez offrir suffisamment d’information aux consommateurs pour leur permettre de faire des choix informés. Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur les exigences en matière de publicité auprès du Bureau de la concurrence.

Coordonnées du Bureau de la concurrence :
1-800-348-5358
La publicité et l’étiquetage trompeurs

Services professionnels

Le recours à des services de soutien à l'entreprise peut être essentiel au succès d'une petite entreprise. Les professionnels peuvent vous fournir des connaissances et une expertise ou compléter votre équipe de direction pour vous permettre d'assurer le fonctionnement efficace de votre entreprise.

Comme entrepreneur, vous pouvez consulter plusieurs types de services professionnels :

• avocats
• agents immobiliers
• courtiers d'assurances
• teneurs de livres
• comptables

Embauche de services de soutien

À titre de planificateur d’événement, vous pouvez être chargé de fournir des services de restauration, de divertissement, de sécurité ou de nettoyage. Certains traiteurs ou centres de congrès et de réunions fournissent leur propre personnel avec lequel vous devez travailler. D’autres fourniront les installations et s’attendront à ce que vous fournissiez le personnel de soutien. Vous devrez peut-être embaucher :

• Traiteurs, serveurs et préposés au bar;
• Artistes de spectacle, musiciens et disques-jockeys;
• Équipe de nettoyage.

Consultez les annuaires locaux, les revues spécialisées, les journaux, Internet et vos relations d’affaires pour obtenir l’aide dont vous avez besoin.

Mobilier et équipement

Pour votre entreprise, vous allez avoir besoin d'équipement et de mobilier, et il est important de déterminer ce dont vous avez besoin et combien vous êtes prêt à dépenser. Voici des façons courantes d'épargner de l'argent au moment d'acheter du mobilier et de l'équipement :

• Acheter de l'équipement usagé - Étudier la possibilité d'acheter de l'équipement usagé pour réduire vos coûts. Parmi les sources d'équipement usagé, il y a les restaurants qui ferment leurs portes et les magasins d'équipement usagé. N'oubliez pas le coût de l'entretien et des réparations lorsque vous calculerez le coût total de l'équipement usagé que vous achèterez.
   
• Louer de l'équipement - Une autre solution, c'est de louer l'équipement pour réduire les coûts de lancement de votre entreprise. Si vous choisissez cette option, n'oubliez pas d'inclure les intérêts dans le coût total.

Contrats

Un contrat est un document créant une obligation légale entre deux ou plusieurs parties. Vos contrats varieront en fonction de la nature et de la complexité de vos projets. Ils peuvent servir à préciser les modalités de paiement, à éviter toute équivoque au sujet du projet et à vous protéger en cas de désaccord. Lorsqu’il est question de documents juridiques comme les contrats, il y a lieu d’obtenir les conseils d’un avocat spécialisé dans le domaine.

En ligne :
Contrats

Préparer une soumission

Lorsque vous répondez à un appel d’offres lancé par un organisme du secteur public, privé ou à but non lucratif, il y a un processus à suivre. Ce processus peut varier d’un organisme à l’autre, alors recueillez toute l’information requise avant de soumettre votre offre de services.

En ligne :
Comment préparer une soumission

Détermination du prix juste

La détermination du prix juste est une étape importante pour garantir le succès de votre entreprise. Voici quelques questions qui pourraient vous guider :

• Quel est le prix actuel au sein de l’industrie pour la gamme de services que vous offrez?
• Quel est le prix demandé par vos compétiteurs?
• Quel est le prix total de l’exploitation de votre entreprise?
• Quel est le profit minimum que vous devez obtenir de votre entreprise?

Au moment de déterminer vos prix, n’oubliez pas d’inclure le prix de la main-d’œuvre, les frais administratifs et les dépenses que vous allez engager.

Au bout du compte, le prix juste du service est le prix que le client est prêt à payer. Les décisions sur la détermination du prix sont souvent cruciales au succès de la gestion d’une entreprise.

En ligne :
La fixation des prix

7. Associations

Il existe de nombreuses associations qui peuvent être utiles à une entreprise de planification d’événements. Bien qu’il ne soit pas nécessaire que vous vous joigniez à une association sectorielle, l’adhésion présente certains avantages, à savoir :

• la promotion et l'échange d'idées sur la mise en marché et la promotion entre les membres;
• l'établissement et la promotion de normes élevées de qualité et de professionnalisme. 

Voici des exemples d’associations utiles à une entreprise de planification d’événements :

• International Special Events Society (ISES) of Canada
  L’adhésion à l’ISES vous donne accès à des possibilités de certification, de formation, de réseautage et promotionnelles de l’industrie des événements spéciaux.
  
  Coordonnées de l’ISES of Canada :
  1-866-729-4737 
  International Special Events Society of Canada (ISES) (en anglais seulement)
   
• Meeting Professionals International (MPI) 
  À titre de membre de MPI, vous pouvez établir des réseaux avec d’autres professionnels du monde entier, obtenir une certification de l’industrie et avoir accès à une variété de ressources destinées aux planificateurs d’événements.
  
  Coordonnées de MPI : 
  1-905-286-4807
  Meeting Professionals International (MPI) (en anglais seulement)
   
• Société canadienne de planificateurs professionnels d'événements (CanSPEP)
  Joignez les rangs de CanSPEP pour échanger des idées avec d’autres planificateurs d’événements et participer à des activités de perfectionnement professionnel et visant la croissance de votre entreprise.
  
  Coordonnées de la CanSPEP : 
  1-866-467-2299 
  Société canadienne de planificateurs professionnels d'événements (CanSPEP) (en anglais seulement) 
   
• Professional Convention Management Association (PCMA)
  Formez des réseaux avec les membres de la PCMA, dont des planificateurs d’événements, des fournisseurs, des professeurs et des étudiants. 
  
  Coordonnées de la PCMA : 
  1-905-934-3029 
  Professional Convention Management Association (PCMA) (en anglais seulement)

8. Prochaines Étapes

Pour d'autres renseignements sur le lancement de votre propre entreprise, vous pourrez lire les guides suivants :

• Planification d'entreprise
• Études de marché et statistiques
• Démarrage d'une entreprise
• Subventions, des prêts et du financement
• Guide sur l'impôt
• Guide sur les règlements en matière d'emploi

Autres ressources qui pourraient intéresser les planificateurs d’événements :

• City of Toronto: Events Support Unit (en anglais seulement)
• City of Toronto: Special Events Planning Guide (PDF) (en anglais seulement)
• Travailler au Canada : Planificateurs/planificatrices de congrès et d’événements

Vous trouverez aussi des livres, des magazines et d’autres documents imprimés auprès d’organismes de services commerciaux au sein de votre collectivité. Pour trouver un partenaire communautaire d’Entreprises Canada Ontario (ECO), communiquez avec nous au moyen de la Ligne Info-Entreprises au 1-888-745-8888.

Vous avez besoin de plus de renseignements?

Cliquez : Entreprises Canada
Appelez : La Ligne Info-Entreprises, un service offert en collaboration par ServiceOntario et Industrie Canada, au 1-888-745-8888
Visitez : Trouvez un emplacement du Programme d'accès régional près de vous

DÉCLARATION DE NON-RESPONSABILITÉ

Les informations contenues dans ce document sont d'ordre général uniquement et ne constituent pas des conseils spécifiques concernant une situation déterminée. Les utilisateurs ayant des doutes au sujet de la fiabilité de l'information fournie devraient en consulter directement la source ou demander un conseil juridique.

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