Démarrage d'une entreprise de planification d'événements en Ontario

Table des matières

Introduction
Lancement d'une entreprise
Réglementation
Taxes
Financement
Gestion de votre entreprise
Associations
Prochaines étapes

Introduction

Une entreprise de planification d’événements organise des événements tels que des congrès, des réunions, des séminaires et des salons professionnels. Les planificateurs d’événements organisent également parfois des événements sociaux, comme des mariages et des fêtes. Certaines entreprises de planification d’événements se spécialisent dans un type d’événements, alors que d’autres offrent un vaste éventail de services.

Voici quelques-unes des tâches d’un planificateur d’événement :

• Rencontrer les commanditaires et organiser des comités pour planifier l’événement;
• Coordonner les services, notamment d’hébergement, de transport, de traiteur et pour combler des besoins spéciaux;
• Organiser l’enregistrement, préparer les programmes et le matériel promotionnel;
• Planifier des divertissements.

(Source : Classification nationale des professions, mise au point par Ressources humaines et Développement des compétences Canada)

Les planificateurs d’événements sont habituellement chargés d’organiser les différents aspects d’un événement. Ils doivent parfois travailler en soirée, durant les fins de semaine et lors de congés pour combler les besoins de leurs clients. Un planificateur d’événement spécialisé dans un type d’événement, comme des célébrations durant le temps des Fêtes, sera évidemment plus occupé durant certaines périodes de l’année.

Lancement d'une entreprise

Avant de lancer une entreprise, vous devez prendre plusieurs facteurs en considération avant que vous puissiez vendre votre produit ou service. Il y a, au minimum, trois étapes fondamentales que la plupart des entreprises en Ontario doivent effectuer :

• Savoir quelles licences et règlements s’appliquent à votre type d’entreprise;
• Choisir une structure organisationnelle et soit inscrire votre entreprise ou la constituer en personne morale;
• Déterminer si vous serez tenu de recueillir et de verser la TVH.

Notre guide sur le démarrage d’une entreprise vous fournira des renseignements supplémentaires sur ces étapes et sur d’autres exigences de base pour le démarrage d’une entreprise en Ontario.

En ligne :
Guide sur le démarrage d'une entreprise

Réglementation

Il se peut que vous deviez obtenir des permis et licences des gouvernements fédéral ou provinciaux de même que des administrations municipales afin d’exploiter votre entreprise.

En plus des renseignements contenus dans le présent guide, vous pouvez utiliser PerLE — un outil de recherche en ligne — pour vous aider à trouver les licences et règlements pertinents pour votre entreprise. Vous pouvez aussi appeler la Ligne Info-Entreprises pour parler à quelqu’un du démarrage de votre entreprise.

En ligne:
Assistant de recherche de permis et de licences

Coordonnées de la Ligne Info-Entreprises :
1-888-745-8888

Les exigences relatives aux permis et les règlements qui peuvent s’appliquer à votre entreprise de planification d’événements peuvent comprendre les suivants :

Vente et service d’alcool

Si vous prévoyez vendre ou servir des boissons alcoolisées, vous devrez obtenir pour votre entreprise une ou toutes les autorisations suivantes :

Licence de musique

Si votre entreprise diffuse de la musique enregistrée, vous devez obtenir les licences nécessaires. La Commission du droit d'auteur du Canada travaille avec diverses sociétés de gestion des droits d’auteur, qui octroient de telles licences. Pour plus d’information, vous pouvez vous adresser aux deux organismes suivants.
 

Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN) - Licence de musique
SOCAN est une société à but non lucratif qui représente les droits des créateurs et éditeurs de musique. Cette société peut vous aider à vous renseigner sur vos obligations et à vous procurer les licences requises.

Coordonnées de la SOCAN :
1-800-557-6226
Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique
 

Ré:Sonne Société de gestion de la musique
Ré:Sonne est une société canadienne à but non lucratif qui représente les droits d’exécution des artistes et des producteurs de disques et qui délivre, à ce titre, les licences exigées par la loi aux entreprises. Cette société peut vous aider dans le processus d’obtention de permis notamment en déterminant les licences qui seront exigées et combien elles vous coûteront.

Coordonnées de Ré:Sonne :
1-877-309-5770
Ré:Sonne

Participants ayant des besoins spéciaux

Lors de la planification d’un événement, renseignez-vous à fond sur les mesures à prendre afin que les personnes ayant des besoins spéciaux puissent avoir accès à votre entreprise et aux événements que vous organisez. Vous trouverez dans les sites Web suivants de l’information qui vous aidera à assurer l’accessibilité à votre événement.

Questions juridiques

Si vous avez des questions d’ordre juridique, vous pouvez consulter un avocat qui se spécialise dans les règlements commerciaux. Le service de référence du Barreau du Haut Canada peut vous aider à trouver un avocat en fonction de vos besoins.

Coordonnées du Barreau du Haut Canada :
1-800-268-8326 
Service de référence du Barreau du Haut-Canada

Taxes

Compte tenu de votre emplacement et du type de produits ou de services offerts, vous pourriez être tenus de verser des taxes d’affaires fédérales, provinciales et/ou municipales.

En ligne :
Guide sur l'impôt

Si vous vendez des produits ou des services en Ontario, il se peut que vous ayez besoin d'un numéro d'entreprise vous permettant de percevoir et de verser la taxe de vente harmonisée (TVH). La plupart des entreprises qui ont un chiffre d’affaires de moins de 30 000 $ sur une période de 12 mois ne sont pas tenus de percevoir la TVH. Elles peuvent toutefois s’enregistrer volontairement et réclamer un crédit de taxe sur les intrants. Communiquez avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour en savoir plus.

Coordonnées de l’ARC :
1-800-959-5525
Agence du revenu du Canada – Entreprise

Financement

Entreprises Canada peut vous aider à trouver les options de financement offertes par le gouvernement qui conviennent à votre entreprise. Certains programmes s’appliquent à toutes les entreprises au Canada, tandis que d’autres s’adressent uniquement aux entreprises de l’Ontario. Utilisez l'outil de recherche de financement d’Entreprises Canada ou consultez les options par type de financement.

L’information d’Entreprises Canada est également disponible par l’entremise de l’assistant en ligne de l’InfoCentre. Le guide pour le financement vous permet de créer en trois étapes faciles une liste de résultats personnalisés des programmes de financement destinés aux entreprises de l’Ontario.

En ligne :
Entreprises Canada : Subvention et financement du gouvernement
InfoCentre : Guide pour le financement des entreprises de l’Ontario

Communiquez avec nous au moyen de la Ligne Info-Entreprises :
1-888-745-8888

Guide des programmes à l’intention des entreprises de l’Ontario

Vous pouvez trouver de l’aide réservée aux entreprises ontariennes, dont des conseils, des options de financement, des programmes d’encouragement fiscaux et plus encore en utilisant le répertoire en ligne gratuit du gouvernement de l’Ontario sur les programmes de soutien aux entreprises.

Le Guide des programmes à l’intention des entreprises de l’Ontario renferme :

• un répertoire conçu pour une consultation facile et rapide;
• des programmes et services pour les entreprises ontariennes;
• des renseignements de base sur les programmes et des liens que vous pouvez suivre pour trouver des renseignements détaillés.

En ligne :
Guide des programmes à l’intention des entreprises de l’Ontario

Gestion de votre entreprise

La réussite de toute entreprise commence par l’établissement d’objectifs et la gestion des hauts et des bas du fonctionnement quotidien. Voici certains des facteurs clés à prendre en considération au moment d’ouvrir une entreprise de planification d’événements.

Certification

À titre de planificateur d’événement, l’obtention d’une certification reconnue peut vous aider à vous distinguer de vos concurrents. La certification démontre à vos clients que vous possédez les compétences requises pour vous conformer aux normes établies par l’industrie.

Vous pouvez également vous inscrire à des cours offerts sur la gestion d’événements, les relations publiques, le tourisme, la gestion d’entreprise ou l’administration de services d’accueil dans divers collèges, universités et écoles privées de l’ensemble de l’Ontario.

En linge :
Trouver une école

Assurances

L’acquisition du bon type d’assurance commerciale peut vous éviter bien des soucis. Communiquez avec un agent d’assurance afin de discuter de vos options en matière d’assurance commerciale ou de dresser un plan sur mesure pour votre entreprise.

Communiquer avec la chambre de commerce ou l'association sectorielle de votre région pourrait être aussi une bonne idée, puisque certaines organisations offrent à leurs membres des assurances d'entreprise à un taux réduit.

Nous avons inclus la liste suivante pour vous rappeler de ne pas ignorer les aspects complexes de l'assurance d'entreprise. Il est toutefois préférable de discuter avec votre agent d'assurances de vos besoins précis.

Assurances de base :

• assurance-incendie (couverture complète des bâtiments et de leur contenu);
• assurance-responsabilité;
• protection contre le cambriolage (couverture contre le vol);
• assurance contre les actes de malhonnêteté (assure contre les vols commis par le personnel).

En ligne :
Assurer votre petite entreprise

Marketing et publicité

Le marketing peut vous aider à déterminer la valeur de votre produit ou service et à communiquer ces renseignements aux consommateurs. Selon la nature et la taille de votre marché, vous pouvez envisager de faire connaître votre entreprise au moyen de circulaires, de cartes d’affaires, de brochures, d’annonces dans les journaux, la radio, ou la télévision, ou encore en ayant recours au répertoire téléphonique ou à Internet. Gardez à l’esprit qu’un client content ou une recommandation est souvent la meilleure forme de publicité.

En ligne :
Élaboration d'un plan de marketing
Marketing et ventes

Au moment de préparer vos ressources en marketing et/ou en publicité, vous devez respecter certains règlements. Dans vos efforts pour mettre en valeur vos produits ou services, vous devez offrir suffisamment d’information aux consommateurs pour leur permettre de faire des choix informés. Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur les exigences en matière de publicité auprès du Bureau de la concurrence.

Coordonnées du Bureau de la concurrence :
1-800-348-5358
La publicité et l’étiquetage trompeurs

Services professionnels

Le recours à des services de soutien à l'entreprise peut être essentiel au succès d'une petite entreprise. Les professionnels peuvent vous fournir des connaissances et une expertise ou compléter votre équipe de direction pour vous permettre d'assurer le fonctionnement efficace de votre entreprise.

Comme entrepreneur, vous pouvez consulter plusieurs types de services professionnels :

• avocats
• agents immobiliers
• courtiers d'assurances
• teneurs de livres
• comptables

Embauche de services de soutien

À titre de planificateur d’événement, vous pouvez être chargé de fournir des services de restauration, de divertissement, de sécurité ou de nettoyage. Certains traiteurs ou centres de congrès et de réunions fournissent leur propre personnel avec lequel vous devez travailler. D’autres fourniront les installations et s’attendront à ce que vous fournissiez le personnel de soutien. Vous devrez peut-être embaucher :

• Traiteurs, serveurs et préposés au bar;
• Artistes de spectacle, musiciens et disques-jockeys;
• Équipe de nettoyage.

Consultez les annuaires locaux, les revues spécialisées, les journaux, Internet et vos relations d’affaires pour obtenir l’aide dont vous avez besoin.

Mobilier et équipement

Pour votre entreprise, vous allez avoir besoin d'équipement et de mobilier, et il est important de déterminer ce dont vous avez besoin et combien vous êtes prêt à dépenser. Voici des façons courantes d'épargner de l'argent au moment d'acheter du mobilier et de l'équipement :

• Acheter de l'équipement usagé - Étudier la possibilité d'acheter de l'équipement usagé pour réduire vos coûts. Parmi les sources d'équipement usagé, il y a les entreprises qui ferment leurs portes et les magasins d'équipement usagé. N'oubliez pas le coût de l'entretien et des réparations lorsque vous calculerez le coût total de l'équipement usagé que vous achèterez.
• Louer de l'équipement - Une autre solution, c'est de louer l'équipement pour réduire les coûts de lancement de votre entreprise. Si vous choisissez cette option, n'oubliez pas d'inclure les intérêts dans le coût total.

Contrats

Un contrat est un document créant une obligation légale entre deux parties ou plus. Vos contrats varieront selon la nature et la complexité de vos projets. Ils peuvent vous aider à établir vos modalités de paiement, à garantir que le projet est bien compris et à vous protéger en cas de désaccords. Lorsqu’il est question de documents juridiques, vous devriez consulter un avocat reconnu pour obtenir des conseils.

En ligne :
Contrats

Rédiger une proposition

Lorsque vous répondez à un appel d’offres pour le secteur public ou privé, vous devez respecter la méthode de sélection. Les méthodes varient d’un organisme à l’autre, c’est pourquoi vous devez réunir les renseignements requis avant de présenter votre proposition. Vous devrez peut-être également songer à demander de l’aide à un professionnel comme un comptable ou un avocat.

En ligne :
Comment préparer une soumission

Détermination du prix juste

La détermination du prix juste est une étape importante pour garantir le succès de votre entreprise. Voici quelques questions qui pourraient vous guider :

• Quel est le prix actuel au sein de l’industrie pour la gamme de services que vous offrez?
• Quel est le prix demandé par vos compétiteurs?
• Quel est le prix total de l’exploitation de votre entreprise?
• Quel est le profit minimum que vous devez obtenir de votre entreprise?

Au moment de déterminer vos prix, n’oubliez pas d’inclure le prix de la main-d’œuvre, les frais administratifs et les dépenses que vous allez engager.

Au bout du compte, le prix juste du service est le prix que le client est prêt à payer. Les décisions sur la détermination du prix sont souvent cruciales au succès de la gestion d’une entreprise.

En ligne :
La fixation des prix

Associations

Il existe de nombreuses associations qui peuvent vous être utiles. Bien qu’il ne soit pas nécessaire que vous vous joigniez à une association sectorielle, l’adhésion présente certains avantages, à savoir :

• la promotion et l'échange d'idées sur la mise en marché et la promotion entre les membres;
• l'établissement et la promotion de normes élevées de qualité et de professionnalisme.

Voici des exemples d’associations utiles à une entreprise de planification d’événements :

Prochaines Étapes

Pour d'autres renseignements sur le lancement de votre propre entreprise, vous pourrez lire les guides suivants :

• Planification d'entreprise
• Études de marché et statistiques
• Démarrage d'une entreprise
• Subventions et financement
• Guide sur l'impôt
• Guide sur les règlements en matière d’emploi : Embauche

Autres ressources qui pourraient vous intéresser :

• City of Toronto: Events Support Unit (en anglais seulement)
• City of Toronto: Special Events Planning Guide (en anglais seulement)
• Travailler au Canada : Planificateurs/planificatrices de congrès et d’événements

Vous trouverez aussi des livres, des magazines et d’autres documents imprimés auprès d’organismes de services commerciaux au sein de votre collectivité. Pour trouver un partenaire communautaire d’Entreprises Canada Ontario (ECO), communiquez avec nous au moyen de la Ligne Info-Entreprises au 1-888-745-8888.

Vous avez besoin de plus de renseignements?

Cliquez : Entreprises Canada
Appelez : La Ligne Info-Entreprises, un service offert en collaboration par ServiceOntario et Industrie Canada, au 1-888-745-8888
Visitez : Trouvez un emplacement du Programme d'accès régional près de vous

Déclaration de non-responsabilité

Les informations contenues dans ce document sont d'ordre général uniquement et ne constituent pas des conseils spécifiques concernant une situation déterminée. Les utilisateurs ayant des doutes au sujet de la fiabilité de l'information fournie devraient en consulter directement la source ou demander un conseil juridique.

Certains des organismes énumérés ci-dessus ne sont pas assujettis à la Loi sur les Langues officielles ou à la Loi sur les services en français de l'Ontario. Il se peut que leurs services ou leurs ressources ne soient pas offerts dans les deux langues officielles.