إنشاء نظام الأجور

إن إدارة الأجور هي جزء هام من إدارة العمل التجاري. خطة الأجور هي هيكل لمستويات الأجور يساعد في تحديد مقدار المال المدفوع لكل وظيفة في عملك التجاري. إن وجود نظام إدارة أجور رسمي أو خطة أجور يمكن أن يساعدك في ضبط نفقات الموظفين، ورفع معنويات الموظفين، وخفض معدل دوران القوى العاملة.

كيف يمكن لخطة الأجور أن تساعدك؟

تساعدك خطة الأجور على إدارة موظفيك وعملك التجاري. ويمكنها كذلك أن تساعدك على أن:

  • توظف
    نطاق المرتبات يقدم لك معدلات تنافسية للتوظيف يمكنها أن تستقطب موظفين جدد
  • تستبقي
    خطط الأداء أثناء العمل والزيادة في الراتب يمكن أن تحسن من أداء الموظفين والتطور الوظيفي
  • تحفز
    خطط الأجور تقدم حوافزاً لموظفيك تحثهم على التطلع نحو فرص جديدة أو ترقية ضمن شركتك

سيساعدك أيضاً وجود نظام أجور رسمي على ضمان تحصيل الضرائب والتخفيضات الحكومية المتعلقة بالتوظيف.

تطوير وتنفيذ خطة

يجب أن لا يستغرق تطوير خطة أجور رسمية كثيراً من وقتك ومالك. وإحدى أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند إنشاء خطتك هو الحصول على قبول، وتفهم، ودعم موظفيك.

لكي تعد خطة أجور، تحتاج أن:

  1. تُعَرِّف الوظائف
  2. تُقَيِّم الأعمال
  3. تُسَعِّر الأعمال
  4. تنفذ الخطة
  5. تخبر الموظفين عن الخطة
  6. تجري تقييماً لأداء الموظفين
  7. الخطوة ١: تعريف الوظائف

    تحتاج أولاً أن تعد توصيفاً لكل وظيفة. بإمكانك كتابة هذا التوصيف بنفسك أو أن تطلب من الموظفين وصف وظائفهم.

    يتضمن عادة وصف الوظائف ما يلي:

    • المسمى الوظيفي
    • علاقات التسلسل الإداري بالنسبة للإبلاغ عن المسؤوليات
    • المسؤوليات، مثل واجبات معينة
    • المتطلبات، مثل التعليم الرسمي أو التدريب الرسمي، والخبرة، وظروف العمل غير الاعتيادية

    بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكن استخدام وصف الوظائف لـ:

    • تعيين وتدريب الموظفين
    • إعادة ترتيب الواجبات في المنظمة
    • التقيد بالممارسات المتنوعة للعمالة والقوانين التي تحكم معدلات الأجور
    • تقييم الأداء الوظيفي بناء على المهام المسندة

    الخطوة ٢: تقييم الوظائف

    إن طريقة التقييم الجيدة للأعمال التجارية التي تضم ١٠٠ موظف أو أقل هو نظام تصنيف أساسي. إذ ُيقارن عند استخدام هذا النوع من النظام وصف الوظائف مع بعضها البعض وترتيبها بناءً على مستوى الصعوبة والمسؤولية.

    بعد ترتيب وصف الوظائف، قم بتجميع الوظائف المتشابهة في المهام والمسؤوليات ضمن درجة الأجر الواحدة. يمكنك عندئذ ترتيب هذه المجموعات في فئات متسلسلة من الأعلى أجراً إلى الأقل أجراً وفق مستويات الأجر.

    توقف عدد مستويات الأجر على العدد الكلي للوظائف وأنواعها في منظمتك. وعادة لن تحتاج شركة تضم أقل من ١٠٠ وظيفة إلا إلى ١٠ أو ١٢ من مستويات الأجر.

    الخطوة ٣: تسعير الوظائف

    معدلات الأجور

    بعد تقييم كل مستوى من مستويات أجورك بالدولار، الق نظرة على المعدلات الحالية لعمل مشابه في منطقتك. كما أنه بإمكانك الحصول على البيانات التي تحتاجها من مصادر مثل غرفة التجارة المحلية، أو الأعمال التجارية الرئيسية في منطقتك، أو المنظمات الحكومية. وإذا كنت ممن ينتمي إلى رابطة تجارية، فلربما كان بوسع الرابطات التجارية تزويدك بمستويات أجور معيارية لوظائف مختلفة في مجال صناعتك. تذكر أنه مطلوب منك أن تدفع لموظفيك على الأقل المستويات الدنيا من الأجور التي تم تحديدها للمقاطعة.

    عند دراسة معدلات الأجور في منطقتك، تأكد من مقارنة وصف الوظائف، وليس فقط مسمياتها. إذ يمكن لمسميات الوظائف أن تكون مضللة وهناك عادة اختلافات بين تعريف كل منظمة وأخرى لوظائف مشابهة.

    بمجرد حصولك على نموذج لمعدلات الأجور المحلية، بإمكانك حساب المعدل المتوسط لكل وظيفة وتسجيلها في ورقة عمل.

    على سبيل المثال:

    مستوى الراتب الوظيفة متوسط الأجر بالساعة
    1 كاتب - طابع (على الآلة الكاتبة) 57 دولار
    2 مختزل 63 دولار
    3 كاتب كشوف المرتبات 68 دولار
    4 سكرتير 72 دولار
    5 محاسب 74 دولار
    6 مشغل الحاسوب 81 دولار

    نطاق الأجور

    بناء على متوسط معدل الأجور، بإمكانك أن تحدد معدل نقطة الوسط وأن تطور نطاقاً للأجور. وُيعد المعدل الأدنى في مستوى ما 85 بالمئة من معدل نقطة الوسط، والمعدل الأعلى ١١٥ بالمئة من نقطة الوسط، بشكل نموذجي. بهذا النوع من الترتيب، يستطيع الموظفون الجدد زيادة أجورهم بنسبة ٣٥ بالمئة بدون تغيير وظائفهم، كما يمكن تقديم الحوافز الوظيفية لهم حتى وإن لم تتم ترقيتهم بعد.

    بمجرد أن يكون لديك نطاق أجر لكل وظيفة في منظمتك، فإن نتاجك النهائي سيشبه المثال التالي:

    نطاق المرتب الحد الأدنى وسطياً الحد الأعلى
    1 49 دولار 57 دولار 66 دولار
    2 53 دولار 63 دولار 72 دولار
    3 58 دولار 68 دولار 78 دولار
    4 61 دولار 72 دولار 83 دولار
    5 69 دولار 81 دولار 93 دولار

    يمكن لهذا النوع من نطاق الأجور أن يريك أيضاً بسرعة ما تحتاجه من تغيير لتحقيق معدلات منصفة وتنافسية لموظفيك.

    على العموم، يجب على البنية المخططة للأجور أن تكون قادرةً على الربط بين الأجور الفردية والأداء الوظيفي وبين المساهمة وأهداف الشركة. ويجب عليها أيضاً أن تتسم بالمرونة بشكل كاف للتعامل مع الأوضاع الخاصة.

    الخطوة ٤: تنفيذ الخطة

    بمجرد وجود خطة عامة لديك، عليك النظر في كيفية إدارتها لتوفير علاوات فردية في الأجور. بإمكانك أن تتخذ عدة اتجاهات:

    • علاوات الكفاءة، والتي ُتمنح للإشادة بالأداء والمساهمة
    • علاوات الترقية للموظفين المعينين في أعمال مختلفة ذات مستويات أعلى للأجور
    • ميزان تصاعدي لأجور الموظفين الذين هم تحت المعدل الأدنى للتوظيف أو مستوى الأجر
    • زيادة رواتب الموظفين الجدد بعد فترة الاختبار الذين وصلوا إلى المستوى المطلوب للمهارات والخبرة الضرورية
    • علاوات الأقدمية على الوقت الذي أمضاه الموظفون مع الشركة
    • علاوات عامة تمنح لكي يبقى الراتب تنافسياً.

    تُعد أغلب العلاوات السنوية لأجل تكاليف المعيشة، أو الأقدمية، أو سوق التوظيف. بإمكانك استخدام كل طرق العلاوات المتنوعة أو بعضها في عملك التجاري.

    يمكن أن يكون وجود استمارة لتوثيق زيادات الرواتب وتسجيل دواعيها مفيداً ومهماً لأغراض إدارة الأجور.

    الخطوة ٥: إخبار الموظفين عن الخطة

    بعد أن تنفذ خطتك في إدارة الأجور، يجب عليك النظر في كيفية إخبار الموظفين عنها. إن إنشاء برنامج جيد هو أولويتك الأولى، لكن أن تتواصل مع موظفيك بوضوح وصراحة بخصوص تلك الخطة هو مهم أيضاً.

    تأكد من أن أي مشرف يعمل في عملك التجاري على دراية بالخطة ويستطيع أن يشرحها للموظفين.

    من المستحسن استعراض الخطة دورياً مع كل الموظفين.

    الخطوة ٦: تقييم أداء الموظفين

    يكمن آخر عنصر في خطة إدراة الأجور في تقييمات الأداء. الكثير من الموظفين في كندا يخضعون لنظام علاوة الكفاءة في الأجور، والتي تتطلب استعراضاً دورياً لمدى جودة أدائهم لواجباتهم المسندة إليهم.

    يمكن لخطة فعالة لتقييم الموظفين:

    • تساعد في تحقيق تواصل متبادل بين المدراء والموظفين بشكل أفضل
    • تربط بين أجور الموظفين وبين أدائهم الوظيفي
    • توفر نهجاً معيارياً لتقييم الأداء
    • تساعد الموظفين على فهم مسؤولياتهم وتوقعاتهم
    • تحدد أهدافاً تحث موظفيك على التطلع نحو تحقيقها

    استعراض الأداء لا يساعد فقط الموظف الذي هو قيد التقييم، بل يساعد أيضاً المدير في فهمه للعمل التجاري بشكل أعمق. ويمكن للحوار المفتوح بين الموظف والمدير أن يلفت نظر المدير إلى التحسينات المطلوبة في الأجهزة، والإجراءات، والتدريب، وعناصر أخرى قد تؤثر على أداء الموظف.

    عندما تقوم بإعداد نظام تقييم، من المستحسن أن تضع طريقة رسمية. ويشمل التقييم النمطي لمستوى الأداء في العمل العوامل التالية:

    • النتائج التي تم تحقيقها
    • جودة الأداء
    • حجم العمل
    • فعالية العمل مع الآخرين
    • فعالية التعامل مع الزبائن والموردين، إلخ.
    • روح المبادرة
    • معرفة العمل
    • درجة الاستقلالية

    يمكنك أن تعد شكلا خاصاً بك لتقييمات الأداء وذلك باستخدام أمثلة من الكتب عن الإدارة الشخصية، لكن عليك أن تتأكد من أن الأشكال التي تعدها تطابق العمل الذي تقوم بمراجعته.

    تحديث الخطة

    عليك بمراجعة خطة الرواتب كل عام وأن تسأل نفسك الأسئلة التالية: هل أنت تحصل على صنف العمال الذين تحتاج إليهم؟ ما هي معدلات تناوب العمال في عملك التجاري؟ هل يهتم أو يكترث العمال بمشروعك التجاري؟ فبتحديث خطتك، يمكنك إدخال تعديلات كلما دعت الضرورة إلى ذلك ومساعدة مشروعك التجاري على النجاح.

    للمزيد من المعلومات عن كيفية وضع نظام الرواتب ومواضيع تجارية أخرى، المرجو الاتصال بهيئة Canada Business Ontario / Entreprises Canada Ontario اليوم. خدمات الهاتف متوفرة باللغة الإنجليزية أو الفرنسية.