تنخواہوں کا نظم و نسق (سسٹم) قائم کرنا

تنخواہوں کا نظم ونسق بزنس چلانے کا ایک اہم حصہ ہے۔ تنخواہوں کی ادائیگی کا منصوبہ ایک ایسا ڈھانچہ ہوتا ہے جو اس بات کا تعین کرتا ہے کہ آپ کے کاروبار میں ہر ملازمتی عہدے کو کتنی رقم ادا کی جائے گی۔ تنخواہوں کا ایک باقاعدہ نظام، یا معاوضوں کی ادائیگی کا منصوبہ آپ کو عملے پر ہونے والے خرچے، ملازمین کا حوصلہ بڑھانے اور کام کرنے والوں کا ٹرن اوور کنٹرول کرنے میں مدد دیتا ہے۔

تنخواہوں کی پلان آپ کی کیسے مدد کرسکتی ہے؟

تنخواہوں کی پلان اپنے ملازمین کا انتظام کرنے اور اپنی بزنس چلانے میں آپ کی مدد کرتی ہے۔ یہ آپ کی (مندرجہ ذیل) مدد کرسکتی ہے:

  • (ملازمین کو) بھرتی یعنی ریکروٹ کرنا
    تنخواہوں کی حدود یا پہنچ (رینج) ریکروٹ کرنے کے مقابلے کے نرخ فراہم کرتی ہیں جو نئے ملازمین کے لئے پرکشش ہوسکتی ہیں
  • (ملازمین کو) کو اپنے ساتھ رکھنا
    کارکردگی کو جانچنے کی پلان اور تنخواہ میں اضافے ملازمین کی کارکردگی کو بہتر بنا سکتے ہیں اور ان کے پیشے کی نشوونما کر سکتے ہیں۔
  • (ملازمین کو اچھی کارکرگی کے لئے) محرک مہیا کرنا یعنی موٹیویٹ کرنا
    تنخواہ کی پلان ملازمین کو آپ کی کمپنی میں آگے بڑھنے کے نئے مواقع تلاش کرنے کا محرک فراہم کرتی ہے

ایک باقاعدہ تنخواہوں کا نظام آپ کو یہ یقینی بنانے میں بھی مدد کرے گا کہ ملازمت سے منسلک گورنمنٹ ٹیکس اور کٹوتیاں لی جا رہی ہیں۔

(تنخواہوں کی) پلان کو بنانا اور نصب کرنا

ضروری نہیں کہ تنخواہوں کی ایک باقاعدہ پلان بنانے میں آپ کو بہت زیادہ وقت اور پیسہ درکار ہو۔ قابلِ غور اہم ترین چیزوں میں سے ایک یہ ہے کہ جب پلان جاری کریں تو اس کے لئے اپنے ملازمین کی رضامندی، اتفاق رائے اور تائید حاصل کریں۔

تنخواہوں کی ادائیگی کا منصوبہ تشکیل دینے کے لیے آپ کو مطلوبہ نکات کا خیال رکھنا ہوگا:

  1. عہدوں کی توضیح کریں
  2. عہدوں کی خصوصیت کا تخمینہ لگائیں
  3. عہدوں کی قیمت لگائیں
  4. منصوبے کو عملی شکل دیں
  5. منصوبہ ملازمین کے گوش گزار کریں
  6. ملازمین کی کارکردگی کو جانچیں

قدم 1: عہدوں کی توضیح کرنا

سب سے پہلے آپ کو ہر عہدے کے لیے ملازمتی وضاحت تیار کرنا ہوگی۔ آپ یہ وضاحتیں خود تحریر کر سکتے ہیں یا پھر اپنے ملازمین سے کہہ سکتے ہیں کہ وہ اپنی ملازمتوں کی وضاحت کریں۔

جوب ڈِسکرپشنز (کام کی نوعیت کے تشریحی بیان) عام طور پر(یہ) شامل کرتی ہیں:

  • عہدے کا نام یا ٹائیٹل
  • رپورٹنگ رلیشنشپس (کون کِس پر رپورٹ کرتا ہے)
  • ذمہ داریاں جیسے کہ مخصوص فرائض
  • شرائط جیسے کہ رسمی تعلیم، تربیت، تجربہ یا غیر معمولی کام کے حالات

مکمل ہوجانے کے بعد، جوب ڈِسکرپشنز (کام کی نوعیت کے تشریحی بیان) نیچے بیان کردہ کاموں کے لئے بھی استعمال کئے جاسکتے ہیں:

  • ملازمت دینا، اور ملازمین کو تربیت دینا
  • تنظیم میں فرائض کو نئے سرے سے سونپنا
  • ملازمت کے مختلف دستورالعمل اور تنخواہ کے نرخوں سے متعلقہ قوانین کی فرمانبرداری کو یقینی بنانا
  • سونپے گئے فرائض کی بنیاد پر کارکردگی کو جانچنا

قدم 2: عہدوں کو جانچنا

ان کاروباروں کے لئے جن میں 100 یا اس سے کم ملازمین ہیں،عہدوں کو جانچنے کا ایک اچھا طریقہ بنیادی رینکنگ (یعنی درجہ بندی کرنے کا) سسٹم ہے۔ اس سسٹم کے تحت، جوب ڈِسکرِپشنز کا ایک دوسرے سےموازنہ کیا جاتا ہے اور ان کی دشواری اور ذمہ داری کے لحاظ سے درجہ بندی کی جاتی ہے۔

جب آپ جوب ڈِسکرِپشنز کی درجہ بندی کرچکیں، تو ان عہدوں کو ایک ہی تنخواہ کے گریڈ میں گروپ کردیں جو سکوپ اور ذمہ داری میں یکساں ہیں۔ اس کے بعد آپ ان گروپوں کو زیادہ ترین سے کمترین تنخواہ کی سطحوں کے سلسلے میں ترتیب دے سکتے ہیں۔

تنخواہ کی سطحوں کی تعداد آپ کی تنظیم میں عہدوں کی تعداد اور نوعیت کے لحاظ سے عہدوں کی اقسام پر منحصر ہے۔ 100 یا اس سے کم ملازمین والی کمپنی میں عام طور پرصرف 10 یا 12 سطحوں کی ضرورت ہوگی۔

قدم 3 : عہدوں کی قیمت لگانا

تنخواہوں کے نرخ

آپ کی تنخواہ کی ہر سطح کے لئے ڈالروں میں مالیت کا تعین کرنے کے لئے علاقے میں اسی طرح کے کام کے لئے رائج نرخوں پر نظر ڈال سکتے ہیں۔ اعدادوشمار جن کی آپ کو ضرورت ہے وہ آپ کو مختلف ذرائع سے مل سکتے ہیں، جیسا کہ مقامی چیمبر آف کامرس، آپ کے علاقے میں واقع بڑی فرمیں، یا حکومتی تنظیمیں۔ اگر آپ کے پاس کسی ٹریڈ ایسوسی ایشن کی رکنیت ہے، تو وہ بھی آپ کی صنعت میں مختلف عہدوں کے لئے تنخواہ کی سطحیں فراہم کرنے کے قابل ہوسکتے ہیں۔ یاد رکھیں، آپ کے لئے اپنے ملازمین کو صوبے کی مقرر کردہ کم از کم اجرت ادا کرنا لازمی ہے۔

جب آپ اپنےعلاقے میں تنخواہوں کے ریٹ کا مطالعہ کررہے ہوں، تواس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جوب ڈِسکرِپشنز نہ کہ جوب ٹائیٹلز (یعنی عہدوں کے نام یا القاب) کا موازنہ کررہے ہیں۔ جوب ٹائیٹلز غلط راستے پر ڈال سکتے ہیں اور اس میں عام طور پر تفرقات ہوتے ہیں کہ ایک تنظیم اور ایک دوسری تنظیم اسی طرح کے متشابہ عہدوں کو کیا نام دیتی ہیں۔

ایک دفعہ آپ کے پاس مقامی تنخواہوں کے نرخ کا نمونہ ہو، تو پھر آپ ہرعہدے کے لئے ایک متوسط نرخ نکال سکتے ہیں اور اس کا اندراج ایک ورک شیٹ پر(مندرجہ ذیل طریقے سے) کرسکتے ہیں۔

مثال کے طور پر:

تنخواہ کی سطح پوزیشن یاعہدہ متوسط نرخ فی گھنٹہ
1 کلرک ۔ ٹائیپسٹ $57
2 سٹینوگرافر $63
3 پے رول (تنخواہوں کا) کلرک $68
4 سیکٹری $72
5 اکاؤنٹنگ کلرک $74
6 کمپیوٹر آپریٹر $81

تنخواہ کی حدیں اور پہنچ (رینجز)

تنخواہ کے متوسط نرخ کی بنیاد پر، آپ مِڈ پوائنٹس (درمیانی نقطے) کا تعین کرسکتے ہیں اور تنخواہ کی حد یعنی رینج مقرر کرسکتے ہیں۔ عام طور پر، ایک سطح میں کم ازکم نرخ مِڈ پوائنٹ نرخ کا 85 فیصد ہوتا ہے، اور زیادہ سے زیادہ نرخ مِڈ پوائنٹ کا 115 فیصد۔ اس نظام میں، نئے ملازمین اپنی آمدنی 35 فیصد بغیرعہدہ بدلنے کے بڑھا سکتے ہیں، اور اس طرح انہیں اپنی کارکردگی بہتر کرنے کی ترغیب ملتی ہے اگرچہ ان کو ترقی نہ بھی ملی ہو۔

جب آپ کے پاس اپنی تنظیم میں ہر پوزیشن یا عہدے کے لئے تنخواہ کی رینج ہو، تو آخرکار آپ کی تصنیف مندرجہ ذیل مثال سے ملتی جُلتی ہوگی:

تنخواہ کی رینج کم ازکم مِڈ پوائنٹ زیادہ سے زیادہ
1 $49 $57 $66
2 $53 $63 $72
3 $58 $68 $78
4 $61 $72 $83
5 $69 $81 $93

تنخواہوں کی اس طرح کی رینج آپ کو ایک نظر میں یہ بھی دکھا سکتی ہے کہ آپ کو اپنے ملازمین کے لیے منصفانہ اور مقابلے کے نرخ مقررکرنے کے لئے کہاں ردوبدل کرنے کی ضرورت ہے۔

عام طور پر، ایک پلان کردہ تنخواہوں کے ڈھانچے کے ساتھ آپ کو اس قابل ہونا چاہیے کہ انفرادی تنخواہ کو کارکردگی اور کمپنی کے اہداف حاصل کرنے میں حصہ بٹانے کے ساتھ مشروط کرسکیں۔ اس میں خاص یا سپیشل حالات سے نپٹنے کے لئےلچک بھی ہونی چاہیے۔

قدم 4: پلان کوعملی شکل دینا

ایک دفعہ آپ کے پاس عام پلان ہو، تویہ سوچیں کہ افرادی تنخواہ میں اضافہ فراہم کرنے کے لئے پلان کا نظم ونسق کیسے کیا جائے۔ آپ کئی راستے اختیار کرسکتے ہیں:

  • قابلیت کی بنیاد پر اضافے، کارکردگی اور کمپنی کے اہداف حاصل کرنے میں حصہ بٹانے کے اعتراف کے طور پر دیے گئے
  • ترقی پر اضافے، ان ملازمین کے لئے جن کو زیادہ اونچی تنخواہ کی سطح پرمختلف عہدوں پر تعین کیا گیا
  • ملازمین جوملازمت میں آتے وقت کم ترین رائج نرخ یا تنخواہ سے کم تنخواہ لے رہے ہیں، ان کے لئے بتدریج ترقی کا سکیل یا پیمانہ
  • اضافے جو نئے ملازمین کو آزمائش اور شاگردی کی مدت پوری کرنے پر اور مئوثر طریقے سے کام کرنے کے لئے ضروری ہنر اور تجربہ حاصل کرنے پر دئے جائیں
  • اضافے جو کمپنی کے ساتھ ایک مخصوص مدت گزارنے پردئے جائیں
  • عام اضافے جو تنخواہ کو مقابلے کی رکھنے کے لئے دئے جائیں

زیادہ ترین سالانہ اضافے زندگی کے اخراجات بڑھنے پر، کمپنی کے ساتھ ایک مخصوص مدت پوری ہونے پر، یا ملازمت کی مارکیٹ سے متعلقہ وجوہات کے لئے دئے جاتے ہیں۔ آپ اپنی بزنس میں کئی، تمام، یا مختلف طریقوں کے مرکب استعمال کرسکتے ہیں۔

تنخواہ میں اضافوں اور ان اضافوں کی وجوہات کا ایک فارم میں اندراج کرنا بھی کارآمد ہو سکتا ہے اور تنخواہوں کے نظم و نسق کے مقاصد کے لئے اہم ہیں۔

قدم 5: ملازمین کو پلان کے بارے میں بتانا

تنخواہوں کے نظم ونسق کی پلان کو عملی جامہ دینے کے بعد، آپ کو یہ سوچنا چاہیئے کہ اسکےبارے میں ملازمین کو کیسے بتایا جائے۔ ایک اچھا پروگرام قائم کرنا اہمیت میں اولین حیثیت رکھتا ہے، لیکن اپنے ملازمین کو صاف طور پر اور ایمانداری سے پلان گوش گزار کرنا بھی اہم ہے۔

یہ یقینی بنائیں کہ آپ کی بزنس میں نگرانی کا کام کرنے والا عملہ (سُپروائیز) پلان کو سمجھتے ہیں اور اس کی تشریح سٹاف یعنی ملازمین کو کرسکتے ہیں۔

تمام ملازمین کے ساتھ مل کر وقتاَ فوقتاَ پلان پر نظرثانی کرنا بھی ایک اچھا خیال ہے۔

قدم 6: ملازمین کی کارکردگی کی جانچ اور تخمینہ

تنخواہوں کے نظم و نسق کی پلان کا آخری حصہ ملازمین کی کارکردگی کو جانچنا ہے۔ کینیڈا میں کئی ملازمین قابلیت کی بنا پر تنخواہ میں اضافے کے نظام کے تحت ہے، جو وقتاَ فوقتاَ اس بات پر نظرثانی کرتا ہے کہ وہ اپنے مخصوص کردہ فرائض کتنی خوش اسلوبی کے ساتھ نبھا رہے ہیں۔

ملازمین کی کارکردگی کا تخمینہ لگانے کی ایک مئوثر پلان مندرجہ ذیل کام کر سکتا ہے:

  • منیجر اور ملازمین کے درمیان بات چیت کا بہتر دوطرفہ رابطہ حاصل کرنے میں مدد کر سکتا ہے
  • ملازمین کی تنخواہ کو ان کی کارکردگی کے ساتھ منسلک کرسکتا ہے
  • کارکردگی کا تخمینہ لگانے کے لئے ایک معیار کے مطابق طریقہ مہیا کرسکتا ہے
  • ملازمین کو کام کی ذمہ داریاں اور توقعات سمجھنے میں مدد کرسکتا ہے
  • ملازمین کے لئے ٹارگٹس (اہداف) مقررکرسکتا ہے جن کے حصول کے لئے وہ کام کریں

کارکردگی کا ایسا معائنہ نہ صرف ملازم کی مدد کرتا ہے جس کی کارکردگی کا تخمینہ لگایا جارہا ہے، بلکہ منیجر کی بھی تنطیم کے بارے میں بصیرت حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے۔ ملازم اور منیجر کے درمیان خیالات اور رائے کا ایک کھلا تبادلہ منیجر کو دکھا سکتا ہے کہ ملازم کی کارکردگی بہتربنانے کے لئے ایکوئپمنٹ (سازوسامان)، پروسیجرز (طریق کار یا طرزِعمل)، تربیت اور دوسرے عناصر کی بہتری کے لئے کہاں ردوبدل کی ضرورت ہے۔

جب آپ (ملازمین کی کارکردگی کا) تخمینہ لگانے کا نظم و نسق ڈیزائن کررہے ہوں، تو یہ ایک اچھا خیال ہے کہ ایک رسمی اور باقاعدہ طریق کار بنایا جائے۔ ایک تمثیلاَ کارکردگی کا تخمینہ لگانے کے نظام میں شامل ہوتے ہیں:

  • حاصل کردہ نتائج
  • کارکردگی کی کوالٹی یعنی خوبی
  • کام کا حجم
  • فرم میں دوسروں کے ساتھ کام کرنے کی اہلیت
  • گاہکوں اور سپلائرز وغیرہ کے ساتھ نپٹنے کی اہلیت
  • بذاتِ خود ابتدائی سوچ اور کاروائی کی اہلیت
  • کام کا علم
  • قابلِ اعتماد ہونا

عملے کے نظم ونسق پر کتابوں میں دی گئیں مثالوں کے استعمال سے آپ ملازمین کی کارکردگی کو جانچنے کا اپنا فارم ڈیزائن کرسکتے ہیں، لیکن اس بات کو یقینی بنائیں کہ فارم جو آپ ڈیزائن کررہے ہیں اس عہدے یا پوزیشن کے عین مطابق ہوں جن پر آپ نظر ثانی کرہے ہیں۔

پلان کو اپ ڈیٹ (وقت کے ساتھ تازہ ترین) رکھنا

تنخواہوں کی پلان پرسالانہ نظرثانی کریں اور اپنے آپ سے پوچھیں: کیا آپ کو اس قسم کے ملازمین مل رہے ہیں جیسے کہ آپ کو چاہئیں؟ ملازمین کے کام چھوڑ کر چلے جانے کی شرح کیا ہے؟ کیا ایسے لگتا ہے کہ ملازمین کو بزنس کی کوئی پرواہ ہے؟ اپنی پلان کو اپ ڈیٹ یعنی وقت کے ساتھ تازہ ترین کرکے، آپ جہاں ضرورت ہو وہاں ردوبدل کرسکتے ہیں اور اسطرح اپنی بزنس کو کامیاب ہونے میں مدد کرسکتے ہیں۔

تنخواہوں کا نظم و نسق قائم کرنے اور بزنس کے دوسرے موضوعات پر مزید معلومات کے لئے، Canada Business Ontario / Entreprises Canada Ontario سے آج ہی رابطہ کریں۔ ٹیلیفون سروسز انگریزی یا فرانسیسی میں دستیاب ہیں۔